Definire le priorità a lavoro non è cosa semplice. La maggior parte di noi da valore alle cose urgenti anche se non sono importanti
A chiunque è capitato, almeno una volta, di sbrigare urgentemente delle faccende che non avevano alcuna importanza. Spesso, il tempo che abbiamo a disposizione è controllato da cose che non sono urgenti e corriamo il rischio di trascurare quelle che in realtà sono più importanti e che hanno un’alta priorità. Tutto questo accade nella nostra vita e può riguardare sia la sfera privata che quella lavorativa.
Per risolvere questo problema organizzativo, possiamo utilizzare uno strumento per la pianificazione e il controllo del nostro tempo: la matrice di Eisenhower.
La matrice di Eisenhower, o matrice importanza – urgenza, può essere utilizzata come supporto alle decisioni.
Osservando la matrice, possiamo identificare quattro situazioni che possiamo incontrare durante la nostra giornata:
- Importante ed urgente: Emergenza
- Importante e non urgente: Miglioramento
- Non importante ed urgente: Delega
- Non importante e non urgente: Spreco
Se analizziamo i singoli quadranti appena citati, possiamo dire che:
Q1 Emergenza ⇒ In questo caso non hai alternative: devi soltanto agire e in fretta. Per esempio, i progetti che hai in scadenza, questioni urgenti o emergenze da risolvere. Queste attività vanno portate a termine nel minor tempo possibile. Se la tua giornata è concentrata nel quadrante Q1 vuol dire che sono le urgenze a gestire il tuo tempo e la tua giornata.
Q2 Miglioramento ⇒ Queste attività non hanno la caratteristica dell’urgenza. Sono importanti, ma hai la possibilità di pianificarle e di decidere quanto tempo puoi dedicarci. Per esempio, i progetti che vanno portati a termine nel medio e lungo termine. Maggiore è il tempo che occupi in questo quadrante, migliore sarà la qualità della tua vita e del tuo lavoro.
Q3 Delega ⇒ In questo quadrante puoi delegare ad altri delle attività o posticipare il loro completamento a quando avrai più tempo. Esempi: lettura delle e-mail o fare telefonate non importanti, assecondare delle richieste altrui. Se ti trovi spesso in questa condizione, vuol dire che queste attività non ti consentono di occuparti di cose importanti ma di cose che sono urgenti per gli altri. Quindi dedichi poco tempo a te stesso e alle attività che ti riguardano.
Q4 Spreco ⇒ In tal caso le attività non hanno né importanza e né urgenza, quindi meglio non perder tempo dietro a queste faccende. Si tratta di attività che non ti interessano, riunioni in cui gli argomenti trattati non ti riguardano. Se dedichi molto tempo in questo quadrante significa che stai sprecando il tuo tempo.
Definire le priorità a lavoro non è semplice: la maggior parte delle persone da una priorità maggiore alle cose urgenti anche se non sono importanti. Oppure da troppo valore alle cose non importanti e non urgenti perché queste cose sono facili da fare, finendo per sprecare il tempo in attività che potevano essere rimandate o evitate.
Scarica la matrice per definire le tue priorità a lavoro
La matrice di Eisenhower è un buon metodo che può supportarci nella pianificazione del tempo. Per utilizzarla nel modo migliore, occorre:
- Creare un elenco delle cose da fare
- Ordinare le cose per importanza, senza pensare al tempo
- Definire l’urgenza assegnando il tempo
- Agire
Il nostro obiettivo è ritrovarci nel Q2 per la maggior parte del nostro tempo. Se riusciamo a farlo, possiamo dire di aver risolto il nostro problema di spreco del tempo, di delega e di emergenza delle nostre attività.
Auspicando di migliorare la nostra gestione del tempo affinchè possiamo definire le priorità a lavoro nel modo giusto, teniamo sempre a mente una citazione di Eisenhower:
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
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